Política de Privacidade

1. Quem é o controlador

A NOVA é nome fantasia de ELTZ TECH SOLUTIONS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 63.916.731/0001-00, com sede na Av. Paulista, 1636, conj. 5, pavimento 11, Bela Vista, São Paulo/SP, CEP 01310-200, e-mail [email protected].

A NOVA é a controladora dos dados de cadastro dos advogados usuários e dos colaboradores por eles convidados, e atua como operadora em relação aos dados que o advogado insere sobre seus próprios clientes e processos, tratando-os exclusivamente para prestar o serviço contratado.

2. Dados que coletamos

Coletamos os seguintes dados:

• Cadastro do advogado: nome, e-mail, celular, número e UF da OAB e senha (armazenada de forma cifrada).
• Cadastro de colaboradores: nome, e-mail e senha (armazenada de forma cifrada) das pessoas convidadas pelo advogado para acessar a conta, além do registro das áreas da plataforma liberadas a cada uma.
• Dados inseridos pelo advogado: informações de clientes (incluindo nome, CPF/CNPJ, contato e endereço), processos, atendimentos, agenda e documentos.
• Dados de uso: registros de acesso, data/hora de operações e informações técnicas necessárias à segurança.
• Dados de assinatura: status do plano e identificadores gerados pelo processador de pagamentos. Os dados do cartão são coletados e armazenados diretamente pelo Stripe e não transitam pelos servidores da NOVA.
• Dados obtidos de fontes públicas: por instrução do advogado, importamos de fontes públicas oficiais (Diários Oficiais e sistemas dos tribunais, por meio de provedor especializado e, em contingência, por consulta direta ao sistema de comunicações processuais do Conselho Nacional de Justiça — DJEN) dados dos processos vinculados às OABs monitoradas e de identificação das partes representadas (como nome e CPF/CNPJ). Esses dados são tratados em nome do advogado, controlador, a quem cabe revisar os cadastros criados automaticamente.
• Atendimento por WhatsApp (quando o advogado ativa o recurso): número e nome de exibição do contato, conteúdo das mensagens trocadas, arquivos e mídias enviados e os registros de envio e entrega. As mensagens recebidas podem ser processadas por um serviço de inteligência artificial para gerar a resposta automática de recepção, nos termos da cláusula 5.
• Assinatura eletrônica de documentos: nome, e-mail e telefone dos signatários indicados pelo advogado, o documento assinado, a imagem da assinatura desenhada ou digitada e a trilha de evidências que documenta a autoria e a integridade do ato — data e hora de cada etapa, endereço IP e identificação do dispositivo/navegador, além do resumo criptográfico do arquivo. O signatário pode não ser cliente cadastrado; nesse caso, os dados são fornecidos pelo advogado ao criar o documento. Quando o advogado exige identificação com foto, coletamos também a imagem do documento de identidade e uma fotografia do rosto (selfie) enviadas pelo próprio signatário, que ficam anexadas ao comprovante de assinatura — documento que, concluído o processo, fica disponível para download por todos os signatários do mesmo documento, pelo link que cada um recebeu, e pelo advogado emissor. Essas imagens são conservadas para a finalidade de prova da autoria do ato e não são utilizadas para reconhecimento facial nem conferidas em bases oficiais de identificação.
• Portal do cliente (quando o advogado libera o acesso): e-mail do cliente, usado como identificador de entrada, códigos de acesso de uso único e registros da sessão (data/hora, endereço IP e identificação do dispositivo/navegador), necessários à segurança do acesso.

3. Para que usamos os dados

• Prestar e operar os serviços da plataforma (gestão de clientes, processos, agenda, publicações e financeiro).
• Autenticar o acesso e garantir a segurança da conta.
• Enviar comunicações transacionais (recuperação de senha, alertas de prazo e avisos do serviço).
• Operar o atendimento por WhatsApp contratado pelo advogado, incluindo a geração de respostas automáticas de recepção por inteligência artificial e o encaminhamento do atendimento a uma pessoa da equipe.
• Executar o processo de assinatura eletrônica: identificar o signatário, registrar o aceite e produzir e conservar a trilha de evidências e o comprovante de autenticidade do documento.
• Permitir que o cliente acompanhe, pelo portal, os processos e documentos que o advogado tenha expressamente liberado para ele.
• Cumprir obrigações legais e regulatórias.

4. Base legal

O tratamento dos dados de cadastro do advogado fundamenta-se na execução do contrato (art. 7º, V) e no legítimo interesse (art. 7º, IX). Quanto aos dados que o advogado insere sobre seus clientes e processos, a NOVA atua como operadora e os trata exclusivamente conforme as instruções e a base legal definidas pelo advogado, na qualidade de controlador desses dados, e para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias. O envio de comunicações transacionais fundamenta-se na execução do contrato.

O tratamento dos registros de acesso à plataforma (data, hora e endereço IP), de que trata a cláusula 7, é realizado pela NOVA na qualidade de controladora e fundamenta-se no cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II), imposta pelo art. 15 da Lei nº 12.965/2014.

5. Compartilhamento com terceiros

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com prestadores que apoiam a operação, na qualidade de operadores, sob obrigações de segurança e confidencialidade:

• Infraestrutura em nuvem — hospedagem da aplicação e do banco de dados.
• Google Drive — integração opcional de armazenamento de documentos, na conta do próprio usuário (quando ativada por ele).
• Envio de e-mails transacionais — entrega das mensagens de serviço (verificação, recuperação de senha, alertas e convites).
• Stripe — processamento dos pagamentos da assinatura. Os dados do cartão são coletados diretamente pelo Stripe; a NOVA recebe apenas identificadores e o status da assinatura.
• Provedor de dados de fontes públicas — consulta de publicações e de processos em fontes públicas oficiais (Diários Oficiais e tribunais), para o monitoramento contratado. Recebe o número e a UF da OAB monitorada e os números CNJ dos processos consultados.
• Plataforma de mensagens — envio e recebimento das mensagens do atendimento por WhatsApp, quando o recurso é ativado pelo advogado. O tratamento das mensagens pela plataforma é regido também pelas políticas dela.
• Provedor de inteligência artificial — geração das respostas automáticas de recepção do WhatsApp e do resumo em linguagem simples exibido no portal do cliente. Recebe apenas o conteúdo necessário à geração da resposta ou do resumo, e não o utiliza para treinar seus modelos.

A relação nominal dos operadores acima está disponível a qualquer titular mediante solicitação ao Encarregado (cláusula 10), nos termos do art. 18, VII, da LGPD.

Além dos prestadores acima, a plataforma consulta diretamente o sistema de comunicações processuais do Conselho Nacional de Justiça (DJEN), enviando o número e a UF da OAB monitorada e a data consultada. Trata-se de consulta a fonte pública oficial, e não de contratação de operador.

Também poderemos compartilhar dados quando exigido por lei ou ordem judicial.

Alguns desses prestadores podem armazenar ou processar dados em servidores localizados fora do Brasil. Nessas hipóteses, a NOVA adota as salvaguardas exigidas pela LGPD para a transferência internacional de dados, nos termos dos artigos 33 a 36, assegurando nível de proteção adequado e a confidencialidade das informações.

6. Armazenamento e segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados, incluindo: tráfego cifrado por TLS/HTTPS, senhas protegidas com algoritmo de hash (bcrypt), tokens de integração cifrados com AES-256-GCM, isolamento de dados entre usuários e controle de acesso. Os dados são hospedados em infraestrutura em nuvem com criptografia em repouso e backups periódicos.

A NOVA mantém compromisso de confidencialidade compatível com o sigilo profissional da advocacia sobre os dados a que tem acesso. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, a NOVA comunicará o advogado controlador e, quando cabível, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, nos prazos e condições da legislação.

7. Retenção e exclusão

Mantemos os dados enquanto a conta estiver ativa. Após o encerramento da assinatura, os dados são mantidos por 30 (trinta) dias, contados do fim do período já pago, para fins de exportação pelo usuário — com aviso prévio por e-mail antes da eliminação — e, em seguida, são eliminados definitivamente, ressalvada a guarda mínima necessária ao cumprimento de obrigações legais e à defesa em eventual processo, hipótese em que os dados ficam bloqueados para os demais usos. A reativação da assinatura dentro desse prazo interrompe a eliminação e preserva todos os dados.

A exclusão da conta solicitada pelo próprio usuário também é concluída em até 30 (trinta) dias da solicitação — período em que o usuário pode, mediante login, cancelar a exclusão ou exportar seus dados.

Contas em avaliação gratuita que não ativarem a assinatura têm os dados inseridos e importados eliminados 30 (trinta) dias após o término do teste, com aviso prévio por e-mail. Os dados cadastrais de acesso (nome, e-mail, celular e OAB) são preservados por até 12 (doze) meses, para facilitar o retorno do usuário, e em seguida eliminados definitivamente.

Os dados de cadastro de um colaborador são eliminados definitivamente, de forma imediata, quando o seu último vínculo com contas da plataforma é removido — pelo titular ou em razão do encerramento da conta. Um novo convite exige novo cadastro.

Os registros de acesso à plataforma (data, hora e endereço IP), tanto do usuário quanto do portal do cliente, são conservados por 6 (seis) meses, em cumprimento ao art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), e em seguida eliminados — ressalvada a guarda por prazo maior determinada por autoridade competente ou necessária à defesa em processo. Esses registros são conservados mesmo após o encerramento da conta, porque a obrigação legal de guarda não cessa com ela.

Os códigos de acesso e os tokens de sessão do portal do cliente são eliminados assim que perdem a validade, e o histórico de acesso do cliente é eliminado quando ele deixa de ter qualquer acesso liberado — inclusive por encerramento da conta do advogado —, ressalvados os registros de acesso de que trata o parágrafo anterior. O cliente que acompanhe processos de mais de um escritório mantém o acesso enquanto ao menos um deles estiver ativo.

Os documentos enviados por meio da integração com o Google Drive não são armazenados pela NOVA: ficam na conta Google do próprio usuário, sob o seu controle, e a plataforma guarda apenas os metadados (nome, tipo, tamanho e o vínculo com cliente, processo ou atendimento). No encerramento da conta, a NOVA remove o vínculo com a conta Google, revoga o acesso e elimina esses metadados; os arquivos permanecem na conta Google do usuário, a quem cabe eliminá-los se assim desejar.

Os documentos assinados eletronicamente, sua trilha de evidências e o código de verificação de autenticidade seguem a retenção da conta do advogado que os emitiu: são eliminados junto com ela, ressalvada a guarda mínima necessária ao cumprimento de obrigações legais e à defesa em eventual processo. Recomenda-se ao advogado e aos signatários guardar cópia própria dos documentos concluídos.

8. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários;
• Portabilidade dos dados;
• Informação sobre o compartilhamento e revogação do consentimento.

As solicitações podem ser feitas pelo e-mail do Encarregado, indicado abaixo, e têm o recebimento confirmado pelo mesmo meio. Os pedidos de confirmação de tratamento e de acesso são atendidos em formato simplificado de imediato ou, por meio de declaração clara e completa, em até 15 (quinze) dias, nos termos do art. 19, I e II, da LGPD. Os demais pedidos são respondidos no menor prazo possível, com informação sobre as providências adotadas ou as razões que as impeçam (art. 18, §4º).

9. Cookies

Utilizamos apenas cookies e armazenamento local estritamente necessários ao funcionamento e à autenticação da plataforma, não empregados para publicidade.

10. Encarregado (DPO)

O Encarregado pelo tratamento de dados pessoais da NOVA é Victor André Carneiro Miranda Mata. Dúvidas, solicitações ou reclamações sobre o tratamento de dados podem ser encaminhadas a ele pelo e-mail [email protected].

Assuntos contratuais — cobrança, cancelamento, suporte — devem ser tratados pelo canal de atendimento indicado nos Termos de Uso (cláusula 17): [email protected].

11. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais da plataforma, com indicação da nova versão e data de vigência.

12. Tratamento como operadora

Em relação aos dados que o advogado insere sobre seus clientes e processos, a NOVA atua como operadora e se obriga a: tratar os dados apenas conforme as instruções do advogado controlador e para a prestação do serviço; manter medidas de segurança técnicas e administrativas adequadas; utilizar apenas suboperadores submetidos a obrigações equivalentes de segurança e confidencialidade; auxiliar o controlador no atendimento aos titulares e à ANPD; e eliminar ou devolver os dados ao término do contrato, ressalvadas as hipóteses legais de guarda. O advogado, na condição de controlador, é responsável por definir a base legal e por informar seus clientes sobre o tratamento.

Essa responsabilidade abrange os recursos em que o advogado, por ato próprio, amplia o alcance dos dados: liberar o portal a um cliente (definindo quais processos e seções ele enxerga), indicar signatários para assinatura eletrônica e ativar o atendimento por WhatsApp. Em todos, cabe ao advogado avaliar a pertinência do compartilhamento à luz do dever de sigilo profissional e informar os titulares envolvidos.